Fourniture et mise en service de l’application de base de gestion des faits d’état civil au Sénégal

AVIS DE MARCHÉ DE SERVICES
 

Procédure restreinte internationale – Pré-qualification de candidats

Fourniture et mise en service de l’application de base de gestion des faits d’état civil au Sénégal

DAO/SEN/S/2022/04

DESCRIPTION DU PROJET

1. Type de marché

Prix forfaitaire

2. Description du marché

L’objectif du marché est de mettre en place une solution centralisée et sécurisée de gestion des faits d’état civil pour l’ensemble des centres d’état civil du Sénégal au niveau national et consulaire. Le présent marché poursuit les finalités suivantes :

• concevoir, personnaliser, paramétrer et déployer une solution centrale sécurisée et intégrée de gestion des faits d’état civil qui implémente la réglementation sénégalaise en la matière ;
• concevoir, développer, paramétrer et déployer les interfaces pour assurer une communication sécurisée entre les différentes composantes du système d’information national de l’état civil (SINEC) et pour assurer l’interopérabilité entre le SINEC et les systèmes des administrations partenaires ;
• concevoir et développer une application Mobile pour la digitalisation des notifications des faits d’état civil par les auxiliaires d’état civil ;
• définir une architecture physique des sites centraux (principal et backup) pour l’hébergement de l’ensemble des composants du SINEC ;
• installer, configurer et mettre en service les équipements, les logiciels, l’application de gestion des faits d’état civil et les autres composantes du SINEC au niveau des sites centraux ;
• assurer l’internalisation et l’appropriation par les administrations utilisatrices à travers la formation des formateurs, l’administration et la maintenance du système ;
• élaborer une documentation structurée et détaillée comprenant : un manuel utilisateur illustré et l’ensemble des documents techniques avec les modèles de données, la logique de développement, la description des interfaces et des codes sources, les actions d’installation, de déploiement, de support, de maintenance, etc. ;
• fournir une assistance technique et opérationnelle aux équipes techniques de la Direction de l’état Civil (DEC) dans le déploiement du système au niveau des centres d’état civil, la formation, l’accompagnement des utilisateurs, le support, la supervision et la maintenance de la solution.

La solution devra répondre aux exigences suivantes :

• conformité au Code de la Famille et à la législation sénégalaise relative aux TICs ;
• authentification des agents par la vérification des empreintes dans les cartes d’identité ;
• intégration des zones sans couverture internet grâce à des échanges par SMS ;
• collaboration permanente avec l’équipe des techniciens nationaux et les intervenants mobilisés dans le cadre de la réalisation des activités du projet.

Vu le caractère extrêmement sensible des données de l’état civil, le prestataire doit assurer la confidentialité totale de l’activité et devra veiller à garantir une parfaite sécurisation des lieux d’exécution des prestations et celle des données elles-mêmes.

NB : Les équipements informatiques nécessaires pour cette prestation feront l’objet d’un marché séparé.

3. Nombre et intitulé des lots

Un lot unique

4. Budget maximal

600 000 EUR HORS TAXE

• • CONDITIONS DE PARTICIPATION

5. Éligibilité

La participation au marché est ouverte aux personnes morales (participant soit individuellement, soit dans un groupement - consortium – de soumissionnaires) :

1. La participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale d’un État éligible conformément au Fonds fiduciaire d’urgence (FFU) ;
2. La participation aux appels d’offres est ouverte aux organisations internationales (par nature quel que soit le lieu où elles siègent). Les Organisations Internationales n’ont en effet à ce titre pas de nationalité. Ce sont des entités formées par au moins deux États et reconnues comme telles par un État tiers. Leur acte fondateur les définit comme non sujettes aux lois nationales du pays de leur Siège ;
3. Lorsque le financement couvre une opération mise en œuvre par l’intermédiaire d’une initiative régionale, la participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale qui est éligible en vertu du point 1) ainsi qu’à toute personne morale d’un État participant à l’initiative concernée ;
4. Lorsque le financement couvre une opération cofinancée avec un État tiers, la participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale qui est éligible en vertu du point 1) ainsi qu’à toute personne morale éligible en vertu des règles dudit État tiers.

La participation d'une entité inéligible entraînera l'élimination automatique de l'offre concernée.

6. Nombre d'offres

Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre.

7. Situations d'exclusion

Les soumissionnaires doivent soumettre une déclaration signée, incluse dans le formulaire standard de soumission, selon laquelle ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.2.2 du Guide des Procédures de passation de marché et règles d’attribution des contrats de CIVIPOL, disponible à l’adresse suivante : https://www.civipol.fr/fr/appel-d-offres

8. Possibilités de sous-traitance

La sous-traitance n’est pas autorisée.

• • CALENDRIER PRÉVISIONNEL DES OPÉRATIONS

9. Date prévue de commencement du marché

2 mai 2022

10. Durée de mise en œuvre du marché

10 mois

• • CRITÈRES DE SÉLECTION ET D'ATTRIBUTION

11. Critères de sélection

Les critères de sélection suivants seront appliqués aux soumissionnaires. Dans le cas où les offres seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble :

1. Capacité économique et financière du soumissionnaire

a) Le chiffre d'affaires annuel moyen des trois dernières années (2019 – 2020 – 2021) du soumissionnaire doit être supérieur au budget annualisé maximal alloué au marché (soit le budget maximal stipulé dans l'avis de marché divisé par la durée initiale du marché en années, si supérieure à un an).

b) Les résultats des bilans de deux années sur trois (2019 – 2020 – 2021) de référence doivent être positifs.

2. Capacité professionnelle du soumissionnaire

• Le soumissionnaire possède en 2022 au moins 5 personnes faisant partie des effectifs du soumissionnaire qui travaillent actuellement ou ont travaillé au cours des deux dernières années dans des domaines en rapport avec le présent marché.
• Au moins 30 % de l’ensemble des effectifs du soumissionnaire travaillant en 2021 dans des domaines en rapport avec le présent marché sont permanents.

3. Capacité technique du soumissionnaire

• Le soumissionnaire a mis en œuvre, au cours des trois dernières années au moins un projet dans les domaines en rapport avec le présent marché, pour un montant représentant au minimum 30% de la valeur du marché

• Cela signifie que les marchés auxquels le soumissionnaire se réfère pourraient avoir commencé ou avoir été achevés à n'importe quel moment durant la période indiquée, mais ne doivent pas nécessairement avoir commencé et avoir été achevés durant cette période, ni avoir été exécutés pendant l'intégralité de ladite période. Le soumissionnaire peut se référer soit à des projets achevés pendant la période de référence (même si le projet a démarré avant cette période) ou à des projets qui ne sont pas encore achevés. Dans le premier cas, le projet sera pris en compte dans sa totalité à condition de prouver qu’il a été réalisé convenablement (déclaration du pouvoir adjudicateur compétent, acceptation définitive). Dans le cas d’un projet en cours de réalisation, seule la portion convenablement réalisée pendant la période de référence sera prise en considération à condition d’apporter la preuve adéquate et de détailler la valeur de cette portion convenablement réalisée.

• Le soumissionnaire a mis en œuvre, au cours des quatre (2018 - 2019 – 2020 – 2021) dernières années, au moins deux projets en zone francophone. La mise en œuvre d’un projet en Afrique et en particulier au Sénégal au cours de la même période serait un atout.

12. Critères d'attribution

Offre économiquement la plus avantageuse.

• • SOUMISSION DE L'OFFRE

13. Date limite de réception des offres

Le 21 mars 2022 à 15h, heure de Dakar

14. Modalités de présentation des offres et renseignements à fournir

Les offres doivent être rédigées uniquement au moyen du formulaire de soumission standard disponible ci-contre : https://workspace.civipol.fr/sh/XXr dont le modèle et les dispositions doivent être strictement respectés. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à l'offre ne sera pas pris en considération.

Pour les offres soumises par courrier recommandé ou par porteur, les offres doivent être présentées en un exemplaire original et deux copies. Les copies doivent être conformes à l’original. L’original et les deux copies seront scellés dans une enveloppe avec la mention « A ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres ».

Pour les envois par voie électronique, l’offre doit être soumise par email à travers un lien ou un fichier dont le code de téléchargement doit être inclus dans le mail. Les offres seront téléchargées au moment de la séance d’ouverture des plis. L’intitulé du marché doit figurer en objet du mail.

Les offres soumises de toute autre façon seront écartées.

15. Modalités d'envoi des offres

Les offres doivent être transmises :

SOIT par lettre recommandée avec accusé de réception ou délivrées par porteur contre reçu, qui devra être signé par le chef de projet ou son représentant à l’adresse suivante :

PROGRAMME NEKKAL (CIVIPOL) - Cité Keur Gorgui Sacré cœur 3, immeuble 2K Amine, lot 10619, Dakar, Sénégal, à l’attention du chef de projet, (Tél. 78 455 70 17)

SOIT par courrier électronique à l’adresse suivante : joedicke.al@civipol.fr

avant le 21 mars 2022 à 15h (heure de Dakar).

16. Langue

Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et ce marché doivent être en français.

17. Base juridique

Le Guide des Procédures de passation de marché et règles d'attribution des contrats de CIVIPOL.