Politique de protection des données de Civipol
CIVIPOL est soucieux du respect de votre vie privée et à la protection de vos données personnelles. Dans un souci de transparence, CIVIPOL a adopté une « Politique de protection des Données Personnelles à usage interne » relative aux usages des données personnelles des collaborateurs employés par CIVIPOL.
CIVIPOL a mis à jour sa Politique de protection des Données Personnelles conformément aux réglementations applicables et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Définitions
Autorité de contrôle : la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Consentement : de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
Finalité : objectif poursuivi par la mise en place du traitement (ex. recrutement, gestion du dossier, facturation) ;
Limitation du traitement : le marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ;
Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ;
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
Tiers : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;
Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?
Le responsable de traitement est CIVIPOL. Vos Données Personnelles sont collectées par CIVIPOL dont les coordonnées figurent ci-après :
9 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris.
QUELLES SONT LES DONNÉES COLLECTÉES ?
La société CIVIPOL peut être amenée à collecter les données suivantes vous concernant dans le cadre de ses activités :
- Données d’identification : nom, numéro de carte d’identité et/ou de passeport, permis de conduire, nationalité, titre de séjour, lieu et date de naissance, numéro de sécurité sociale, photo ;
- Données de contact : adresse postale et électronique, numéro de téléphone ;
- Situation familiale : état civil, nombre d’enfants, situation maritale, composition du ménage ;
- Données de santé : situation d’handicap, pathologie ; groupe sanguin, contre-indication, médicale, allergies, habitudes alimentaires
- Données fiscales et financières : adresse fiscale, salaire, RIB ;
- Informations relatives à la formation, à l’activité professionnelle et à l’emploi : CV, niveau d’étude/ diplôme, langues parlées, emploi/ situation, fonction, modalités de rémunération, domaine d’expertise) ;
- Données judiciaires : Extrait de casier judiciaire dans le cadre du recrutement
BASES JURIDIQUES ET FINALITES DES TRAITEMENTS
CIVIPOL collecte et utilise vos données sur le fondement de différentes bases juridiques et à plusieurs fins, notamment :
Sur la base d’une exécution relative à votre contrat de travail (obligation pré contractuelle et contractuelle) :
- Gérer les opérations de recrutement du personnel et des experts ;
- Constituer et maintenir la base de données des experts ;
- Gérer la paie des salaires et honoraires ;
- Gérer les éléments administratifs du personnel et des experts ;
- Gérer l’équipement informatique des collaborateurs et tout matériel nécessaire à l’exécution de leur contrat de travail
- Gérer les sanctions et contentieux internes ;
- Gérer la formation du personnel et les entretiens annuels ;
Sur la base d’une obligation légale :
- Gérer les instances représentatives du personnel ;
Sur la base de l’intérêt légitime à la poursuite de l’activité :
- Piloter la masse salariale ;
- Piloter la gestion des ressources, des temps et du budget des missions
- Assurer un suivi des formations dispensées par les experts ;
- Assurer le soutien logistique nécessaire à la préparation et la réalisation des missions (vol intérieur/ train, vol extérieur) ;
- Réserver des établissements hôteliers et des transports individuels (taxi, navette) pour l'hébergement et les transports nécessaires à la mission des experts ;
- Gérer les demandes de visa
- Gérer les annuaires internes et les organigrammes ;
- Gérer les œuvres sociales et culturelles ;
Dans l’hypothèse où vos données personnelles seraient traitées pour des finalités différentes, la société CIVIPOL vous en informera et, lorsque la loi l’exige, recueillera votre consentement au préalable.
Dans tous les cas, ces collectes de données respectent les grands principes généraux de la RGPD :
- Légitimité, honnêteté et transparence : nos pratiques respectent la loi et chacun de nos partenaires à accès à notre politique de protection des données ;
- Limitation du traitement : les données collectées le sont à des fins spécifiques et leur archivage est limité dans le temps ;
- Minimisation des données : nous traitons uniquement des données personnelles strictement nécessaires. Ces traitements sont justifiés en fonction des différentes bases légales existantes ;
- Exactitude des données : toute donnée inexacte est effacée ou rectifiée ;
- Limitation du stockage : toutes nos données personnelles sont détruites à la fin des durées légales d’archivage inhérentes aux différents types de documents ;
Intégrité et confidentialité : notre système d’archivage assure une sécurisation optimale de nos données à caractère personnel et des procédures spécifiques sont prévues en cas de perte ou de vol
DANS QUEL CADRE SONT COLLECTEES VOS DONNEES PERSONNELLES ?
Principalement, CIVIPOL est susceptible de collecter vos données :
- Via la base expert sur le site internet www.civipol.fr ;
- Via échange de courriel ;
- Via des formulaires de collecte de données ;
Via les autres services de Civipol.
Destinataires DES DONNEES PERSONNELLES
Vos données sont à destination notamment :
- Du personnel des services support et opérationnels de Civipol ;
- Des mutuelles, assureurs ;
- Des conseillers professionnels (avocats, commissaires aux comptes, etc.) ;
- Des prestataires de services informatiques (infogérance, site internet, hébergement etc.) ;
- Des prestataires de service logistique (Agence de voyage et société de transports aériens, ferroviaires, hôtels et transporteurs individuels)
- Des centres de formations, ambassades et consulats
- Des régulateurs (CNIL, Commission européenne, etc.) et autres organismes professionnels ;
- De tout destinataire exerçant un mandat légal et pouvant exiger des informations personnelles (services de l’Etat, Inspection du travail, autorités de Sécurité Sociale, tribunaux etc.).
CIVIPOL veillera à ce que les transferts de données personnelles soient conformes aux dispositions du RGPD et de la loi Informatique et Liberté. De même, CIVIPOL a mis en place les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles, en termes d’intégrité, confidentialité et de disponibilité, lors d’un transfert dans ou hors de l’Union Européenne.
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES
Pour les données relatives aux collaborateurs :
Les données collectées seront conservées, conformément au droit applicable, pendant une période pouvant aller jusqu’à 5 ans après le départ du collaborateur de la société Civipol.
Les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel, notamment des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée en archivage intermédiaire.
Pour les données relatives aux missions et aux experts :
Les données collectées seront conservées pendant toutes la durée de la mission en base courante puis jusqu’à 7 ans en archivage intermédiaire afin de répondre à toutes diligences de la commission européenne.
VOS DROITS
Vous pouvez également, à tout moment, uniquement pour les traitements réalisées à la suite de la collecte de votre consentement, révoquer votre consentement au traitement et à l’utilisation des données avec effet pour l’avenir (exemple : envoi de newsletter).
Pour toute question à ce sujet ou pour exercer les droits susvisés, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données en joignant la copie de votre carte d’identité
Par courriel à l’adresse suivante : protection-donnees@civipol.fr;
Par courrier à l’adresse suivante : 9 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris
Vous disposez en tout état de cause du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (adresse postale : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07 ; téléphone : 01 53 73 22 22) ; site : www.cnil.fr).
SECURITE
CIVIPOL prend toutes les précautions utiles, ainsi que les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour préserver la sécurité de vos données personnelles et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Modification
La présente politique de protection des données est susceptible d’évoluer. Dans une telle hypothèse, nous vous informerons préalablement à tout changement.
Autre
Charte d'utilisation du site internet
Mise en ligne le 05/10/2021