ASSISTANT(E) DE PROJET – pôle Administration Publique
MISSION PROPOSEE
CIVIPOL est une agence de coopération internationale et d’assistance technique sous la tutelle du ministère de l’Intérieur. Depuis plus de 15 ans, CIVIPOL intervient à l’étranger sur les thématiques d’état civil, migrations, administration publique, réforme du secteur de la sécurité et lutte contre la criminalité, en partenariat avec la Commission Européenne, la Banque Mondiale, l’ONU, les gouvernements français et étrangers et les entreprises françaises.
CIVIPOL pilote des projets pour le compte de l’administration publique. Le Pôle ADMINISTRATIONS PUBLIQUES répond aux sollicitations du ministère de l’Intérieur dans le cadre de montage et gestion de projets d’assistance technique.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets CIVIPOL recherche un(e) assistant(e) de projets qui aura pour principale mission assister les responsables de projets dans la mise en œuvre des différents projets menés par le Pôle.
Ses missions sur les projets seront les suivantes :
Coordination logistique des activités
En étroite collaboration avec le responsable du projet, assurer l’organisation logistique d’activités et des experts
- Coordination et accompagnement logistique des activités : formations, réunions, etc.
- Gestion des voyages : commander aux meilleures conditions les billets de transport de toute personne se rendant en mission (billets d’avion et de train, réservation d’hôtels, location de salles, interprétariat, restauration)
- Réceptionner et transmettre les éléments logistiques aux voyageurs
- Calculer et payer les frais de mission sous la supervision du Responsable de Projets
- Gestion de réservations : location de salles, réservation d’hôtels, interprétariat-traduction, restauration, entre autres.
- Gestion des voyages : commander aux meilleures conditions les billets de transport de toute personne se rendant en mission (billets d’avion et de train, réservation d’hôtels, location de salles, interprétariat, restauration)
- Assistance à distance dans la coordination des évènements.
- Préparation des documents des réunions et des outils de communication.
Gestion financière
Assister le responsable de projets sur les parties administratives et financières du projet :
- Recevoir, vérifier et classer les justificatifs comptables (factures) liés aux activités
- Créer les bons de commandes, les réceptionner, préparer les factures d’achat à la validation dans l’ERP
- Assurer la mise en paiement des factures liées aux activités des projets.
- En étroite collaboration avec le responsable financier, appuyer l’organisation des audits du projet.
Qualités requises
- Anglais courant professionnel (lu, écrit, parlé)
- Bon relationnel
- Qualités organisationnelles
- Sens de l’anticipation / Capacité à planifier ses activités à moyen terme
- Capacité d’adaptation à l’interculturalité (interlocuteurs et institutions)
PROFIL
Formation
BAC+ 2 type DUT GEA option comptabilité ou BTS assistant de gestion PME/PMI ou BTS Commerce ou minimum 2 ans d’expérience en logistique / gestion des projets.
Expérience en gestion des voyages et organisation événementielle.
Localisation
Poste basé à Paris 2ème (France) à pourvoir dès que possible.
Merci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à l’adresse suivante : marvalcastillo.j@civipol.fr
Date limite de postulation 30 septembre 2024.
Join our expert's base
Application expiration
30 September 2024
Contract type
CDI
Geographical zone