Identité

un/e expert/e archiviste en vue de l’Assistance à la Maitrise d’ouvrage de la phase de croisière du projet de numérisation des actes d’état civil au Mali

  1. Contexte et justification

Les registres d’état civil sont des archives publiques dont la durée de conservation est illimitée. Formes et vecteurs essentiels d’identification des personnes physiques et de protection juridique de cette identité, les actes d’état civil (naissances, mariages, décès) sont contenus dans des objets imprimés – les registres, dont les formes sont déposées en droit – soumis à l’usure du temps et des conditions de conservation.

Dans beaucoup de centres d’état civil au Mali, les registres sont entreposés à même le sol ou dans des mobiliers de rangement vétustes. Les documents sont stockés avec un classement rudimentaire, par année civile, et par catégorie de registres (naissances, mariages, décès), et sans plan d’archivage écrit. Par ailleurs, les espaces de stockage des registres sont rarement dédiés et sécurisés. Cet état de fait est non seulement préjudiciable à la bonne conservation des registres, mais aussi aux opérations courantes menées par les services d’état civil auprès de ces archives (consultations régulières pour des recherches et des vérifications).

Ainsi, des registres se détériorent (actes rendus illisibles ou dont l’intégrité est entamée), privant des quantités importantes de personnes de toute identité juridique objectivable.

La Stratégie Nationale de l’Etat Civil 2018-2022 a retenu l’amélioration de l’offre de service d’état civil comme axe stratégique, si bien que les actions visant à améliorer les conditions d’archivage physique ont été retenues comme axe d’intervention du Programme d’Appui au Fonctionnement de l’Etat civil au Mali (PAECSIS) dans une double direction :

  • Accompagner les centres d’état civil dans la mise en œuvre d’un texte règlementaire indiquant un principe de classement des documents d’état civil. Ce texte a été pris sous la forme d’une lettre-circulaire relative à l’organisation de l’archivage physique des registres et documents d’état civil par les centres d’état civil ;
  • Fournir un matériel d’archivage (mobilier de rangement, boîtes à archives) en proportion du stock d’archives à classer.

Ainsi, dans le cadre du PAECSIS, entre mars 2020 et février 2021, un marché a été exécuté afin de définir et mettre en œuvre à titre pilote un plan d’archivage physique et numérique des documents d’état civil du Mali. Trois centres d’état civil ont fait l’objet de cette opération. 

Environ 444 547 actes issus des centres d’état civil et des Missions Diplomatiques et Consulaires (MDC) ont été numérisés, et leur indexation est en cours.

En outre, conformément au Schéma Directeur du Système d’Information de l’état civil du Mali[1], qui prévoit cette opération de reprise de l’antériorité, un test de concordance des données collectées lors de la phase pilote avec celles contenues dans la base RAVEC a été mené.

La phase pilote a permis d’atteindre les résultats attendus :

  • Un inventaire précis des stocks d’archives a été fait et une chaîne de dématérialisation (ateliers de numérisation et site central d’indexation) a été mise en place, dans le contexte sanitaire du COVID 19.
  • Une base de données des actes permettant un test de rapprochement avec les données du répertoire national des personnes physiques a été livrée.
  • Un plan de dématérialisation des actes du Mali a été élaboré.

Dans le cadre de l’appui du PAECSIS à la mise en œuvre de la phase de croisière des actions d’archivage, le MATD a indiqué vouloir concentrer les efforts sur trois communes : Bamako, Kayes, et Tombouctou.

C’est dans ce cadre que s’inscrit la présente mission assistance à la maitrise d’ouvrage.

  1. Objectifs de la mission

L'objectif général de la mission est de fournir un appui-conseil à l’administration tout au long de la mise en œuvre de la phase de croisière de l’activité de numérisation et archivage physique des registres d’état civil du Mali.

De manière spécifique il s’agit de :

  • Assister les administrations commanditaires durant toutes les étapes clés de validation et de suivi de la phase de croisière du projet de numérisation et archivage physique des actes d’état civil ;
  • Appuyer les structures de suivi dans le contrôle et vérification techniques de la conformité des solutions proposées par le prestataire en charge de la mise en œuvre de la phase de croisière par rapport au plan de travail élaboré ;
  • Veiller durant la mise en œuvre du projet à l’application d’une démarche d’assurance qualité efficace à même de garantir l’atteinte des résultats notamment la sécurisation des données et la protection des données à caractère personnel ;
  • Fournir un appui-conseil à l’administration en vue de l’élargissement de la phase de croisière à d’autres sites dans le cadre de l’extension de la numérisation et sur la base des acquis (application, démarche).
  1. Date de début et période mise en œuvre

La date prévue pour le début de la mission est fixée au 17 mai 2021. Le nombre de jours de prestation est estimé à un total de 40 jours répartis sur une durée de 8 mois calendaires.

4. Education

  • tre titulaire au moins d’un Bac+5 en informatique ou équivalence ;
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit ;
  • Avoir une bonne maitrise de l’anglais.
  1. Expériences et compétences professionnelles
  • Expérience professionnelle avérée dans des fonctions management SI (chef de projet, programme ou DSI) ;
  • Avoir une expérience avérée dans la gestion des Archives ;
  • Avoir une grande expérience en conduite de projet IT dans une administration publique ;
  • Avoir une expertise avérée dans le domaine de la dématérialisation des procédures administratives et des grands registres de l’État ;
  • Avoir géré au moins un projet de GED d’envergure similaire au cours des cinq (05) dernières années dans des administrations publiques ;
  • Afficher des compétences en gestion de projet et en architecture SI ;
  • Afficher des compétences en management, en communication et en leadership.
  1. Ethique, management et leadership
  • Bon esprit d’équipe ;
  • Esprit de synthèse et d’analyse ;
  • Esprit créatif ;
  • Excellente aptitude relationnelle ;
  • Savoir s’exprimer en public ;
  • Rapidité, méthodologie, rigueur, autonomie ;
  • Capacité de prise de décisions et force de propositions ;
  • Bonne Gestion du temps ;
  • Excellente communication orale et écrite ;
  • Aptitude à la négociation ;
  • Adaptabilité aux situations d’urgence.

Localisation : Poste basé à Bamako.

Contact : Merci de bien vouloir adresser votre candidature avec copie des diplômes (lettre de motivation + CV, de préférence au format UE à l’adresse suivante : JOEDICKE.AL@civipol.fr, au plus tard le 7 mai 2021.

Merci de préciser l’intitulé du poste en objet de votre email.

[1] Schéma directeur du système d’information de l’état civil du Mali, PAECSIS/CIVIPOL, 2019.

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Limite de candidature

07 mai 2021

Durée de la mission

Court terme

Zone géographique

Afrique