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RECRUTEMENT D’UN(E) EXPERT(E) CHARGE(E) DE LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME CENTRALISE DE DEMATERIALISATION DU PROCESSUS DE DELIVRANCE DES JUGEMENTS SUPPLETIFS

PROJET : PROGRAMME D’APPUI AU FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL AU MALI / APPUI A LA MISE EN PLACE D’UNE SYSTEME D’INFORMATION SECURISE (PAECSIS)

Intitulé du poste : RECRUTEMENT D’UN(E) EXPERT(E) COURT TERME CHARGE(E) DE LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME CENTRALISE DE DEMATERIALISATION DU PROCESSUS DE DELIVRANCE DES JUGEMENTS SUPPLETIFS                  

Nombre de jours de la mission :  60 jours

Période prévisionnelle : du 15 octobre 2021 au 15 janvier 2022

   1. Description du projet

L’Etat malien est accompagné dans la modernisation de l’état civil par le Programme d’Appui au fonctionnement de l’état civil et à la mise en place d’un système d’information sécurisé (PAECSIS), financé par l’Union Européenne et mis en œuvre par ENABEL (agence belge de développement) et CIVIPOL (agence de coopération technique internationale du Ministère français de l’Intérieur).

Dans le cadre de ce projet, CIVIPOL recrute 1 expert(e) court terme chargé(e) de la mise en place d’un système centralisé de dématérialisation du processus de délivrance des jugements supplétifs.

  1. Description de la mission

Le Programme d’Appui à la modernisation de l’Etat Civil et à la mise en place d’un Système d’Information Sécurisé (PAECSIS) au Mali a été initié en 2018 par les autorités du pays avec l’appui de l’Union Européenne. La mise en œuvre de ce programme structurant dont les actions stratégiques s’alignent sur la Stratégie Nationale de l’Etat Civil (SNEC) a permis d’obtenir à ce jour d’importants acquis. La vision portée les autorités nationales et exprimée à travers les documents cadres est qu’une approche systémique et globale intégrant tous les acteurs offre de meilleures opportunités pour l’amélioration durable de la qualité du système d’information national de l’état civil.

En guise de résultats obtenus au titre de la mise en œuvre du PAECSIS, on peut relever entre autres : (i) la numérisation et indexation des registres d’état civil dont les activités sont en cours, (ii) l’élaboration d’un outil de suivi des indicateurs d’activité du système d’information de l’état civil, (iii) l’élaboration du schéma directeur de l’état civil et (iv) l’élaboration des Termes de référence pour le développement d’une application centrale de gestion des actes d’état civil.

Même si la mise en place du système centralisé de gestion de l’état civil a été différée, il n’en demeure pas moins que cette cible est plus que jamais une priorité de premier plan. En effet, le schéma directeur validé par les autorités en juillet 2019 avait diagnostiqué une césure entre les sous – systèmes acteurs de l’état civil au Mali. Cette absence d’interaction dynamique entre les producteurs et consommateurs des données de l’état civil est fortement préjudiciable à la cohérence de l’écosystème.

Un inventaire des acteurs du système d’information de l’état civil a mis en exergue la place prépondérante des centres d’état civil (principaux et secondaires) et le centre spécial de l’état civil logé à la DNEC qui délivrent les actes d’état civil, des formations sanitaires qui établissent les déclarations des faits (naissance, mariage, décès, divorce, etc) d’état civil, les missions diplomatiques et consulaires qui jouent le rôle de centres d’état civil à l’étranger, les tribunaux qui délivrent les jugements supplétifs à transcrire par les officiers et le Centre de Traitement des Données de l’Etat Civil (CTDEC) qui assure l’administration de la base de données biométriques et biographiques des citoyens constituée à partir des données de l’état civil.

Le jugement supplétif constitue un maillon important de la chaine d’établissement d’un acte d’état civil notamment ceux traités en dehors des délais légaux. L’authentification, la traçabilité et le traitement des jugements supplétifs signés par les juges des tribunaux nécessitent la mise en place d’un système centralisé inter-opérant avec les autres systèmes futurs ou existants.

C’est dans ce contexte que la présente mission à visée instrumentale est commanditée conjointement par la DNEC et la DNAJ à l’effet mettre en place un système de gestion de la production dématérialisé des jugements supplétifs.

Enjeu stratégique du jugement supplétif sur le système d’information de l’état civil :

Le jugement supplétif constitue un moyen légal permettant aux personnes n’ayant pas déclarées dans les délais un fait d’état civil, de se faire établir un acte d’état civil y relatif. Cependant, il ne s’agit pas d’un acte d’état civil, mais d’un document devant permettre à l’officier compétent, de délivrer un acte après transcription, ou de procéder à l’inscription d’une mention marginale. Le jugement supplétif est dont une décision de justice rendue par le juge après investigation d’usage.

L’analyse SWOT du système d’information de l’état civil du Mali élaborée dans le cadre du schéma directeur a identifié le mécanisme de production du jugement supplétif comme un maillon faible du système. En effet, les témoignages souvent délivrés pour soutenir la demande de jugement sont peu fiables et le juge ne dispose pas de moyens technologiques pour vérifier l’identité du demandeur. On assiste ainsi à des demandes multiples introduites par le même bénéficiaire au gré des intérêts souvent inavoués. Le contrôle de l’unicité réalisé lors de l’enregistrement au RAVEC constitue moyen efficace pour limiter la demande de multiples jugements supplétifs illégaux par un même bénéficiaire. Eu égard à cette insuffisance structurelle, le schéma directeur de l’état civil préconise une subordination de la décision de jugement supplétif à un enregistrement préalable au RAVEC.

Les décisions de jugement supplétif rendues par les tribunaux impactent directement le système de l’état civil dans la mesure où l’officier d’état civil procède à leurs transcriptions dans les registres. L’enjeu du jugement supplétif est dès lors primordial dans la cohérence et la fiabilité du système d’information national de l’état civil et justifie la mise en place d’un outil électronique pour une gestion efficace.

  1. Objectifs de la mission

Objectif principal : Mettre en place un outil centralisé pour la délivrance des jugements supplétifs dans les tribunaux.

Objectifs spécifiques :

  • Analyser le processus de délivrance des jugements supplétifs, le rôle des acteurs et les contraintes liées à la dématérialisation ;
  • Concevoir et développer un système web d’enregistrement et de suivi de la délivrance des jugements supplétifs inter-opérant avec les autres systèmes à travers les web services ;
  • Opérationnaliser le système à travers une formation des administrateurs et des utilisateurs de manière à garantir une appropriation effective ;
  • Evaluer les gains obtenus par le système mis en place et projeter la généralisation.
  1. Description des tâches de l’expert(e)

Le travail d’expert(e) sera supervisé par l’expert informatique du PAECSIS/Civipol qui veillera à la bonne exécution de la mission. Il sera accompagné par un informaticien de la DNEC qui sera l’interlocuteur principal dans les échanges avec toutes les administrations impliquées.

Un comité de validation comprenant l’ensemble des acteurs sera mis en place.

Les activités à mener par l’expert(e) sont les suivantes :

  1. Analyse du processus, rôles des acteurs et contraintes
  • Inventaire des modèles de formulaire de jugements supplétifs produits par les tribunaux en vue d’une standardisation ;
  • Analyse de l’adéquation entre la dématérialisation de la délivrance des jugements supplétifs et les dispositions réglementaires ;
  • Analyse de la plus-value de l’enrôlement préalable au RAVEC avant la décision de jugement supplétif comme complément au certificat de non-inscription et au témoignage ;
  • Investigation auprès des acteurs notamment la DNEC, la DNAJ, les CEC et les Tribunaux afin de recueillir leurs préoccupations relativement à la mise en place de ce système ;
  • Etude de l’infrastructure et équipements informatiques et réseaux de ministère de la Justice afin d’évaluation l’aptitude à héberger le système ;
  • Identification des postes de travail disponibles dans les tribunaux et pouvant participer directement ou être appuyer pour une mise en service du système ;
  1. Conception et développement du système
  • Elaboration d’un modèle conceptuel de données décrivant la chaine de production des jugements supplétifs ;
  • Choix et justification des outils de mise en œuvre de la solution en prenant en compte la compatibilité avec l’existant au sein du parc informatique du ministère de la Justice. Un accent sera mis sur l’utilisation prioritaire des outils open source ;
  • Le développement et intégration des modules et interfaces du système en prenant en compte les préoccupations des utilisateurs ;
  1. Opérationnalisation et appropriation du système par les agents des administrations concernées
  • Installation et appui au déploiement du système au niveau central avec la participation des services informatiques du ministère de la Justice ;
  • Elaboration des manuels d’administrations et d’utilisation du système faisant ressortir les rôles de chaque catégorie d’intervenant ;
  • Identification et formation d’un pool de 2 administrateurs du système au niveau de l’administration centrale du ministère de la Justice et du CTDEC ;
  • Formation de 12 utilisateurs issus de 3 tribunaux et 3 centres principaux disposants des prérequis matériels pour une exploitation du système ;
  • Lancement pilote de l’exploitation du système dans 3 tribunaux pré-identifiés ;
  1. Evaluation de l’exploitation du système et des gains obtenus à tous les niveaux (productivité, méthodologie, célérité et service rendu au public)

Un rapport sur l’exploitation du système sera rédigé en se basant sur les résultats de la phase d’exploitation incluant à minima les rubriques suivantes (non exhaustif) :

  • Contexte ;
  • Etat des lieux de l’existant ;
  • Présentation de la solution de dématérialisation proposée ;
  • Méthodologie de mise en œuvre de la solution proposée ;
  • Recommandations et préalables techniques ;
  • Déploiement de la solution ;
  • Bilan obtenu après x jours de mise en production ;
  • Points forts constatés ;
  • Points d’'amélioration proposés ;
  • Projection pour une mise à l’échelle.
  1. Modules et fonctionnalités du système

Les principales fonctionnalités attendues du système se regroupent en 4 principaux modules

    1. Module de gestion des utilisateurs

Les principaux utilisateurs du système sont les juges des tribunaux, les officiers d’état civil, et le CTDEC. L’ajout des utilisateurs et des structures devra être dynamique selon les besoins de l’utilisateur. Un code sera attribué à chaque centre d’état civil et tribunal dans le système. Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

  • Création et mise à jour des groupes d’utilisateurs et restriction des accès selon les autorisations définis ;
  • Création et mise à jour d’un utilisateur et affectation dans une structure administrative (CEC, Tribunal, CTDEC, etc) préalablement créée et dans un groupe ;
  • Activation et désactivation des utilisateurs selon les besoins ;
  • Traçage de l’utilisateur pour toutes les actions clefs.
    1. Module de paramétrage

Ce module permettra de création les entités administratives et les dictionnaires des variables nécessaires au fonctionnement du programme. Les principales fonctionnalités attendues sont les suivantes :

  • Création et mise à jour des CEC, Tribunaux et autres structures impliquées dans la chaine de traitement retenue ;
  • Création et mise à jour des modalités des variables utilisées dans les listes déroulantes du programme ;
    1. Module de saisie des données
  • Saisie des requêtes de jugements supplétifs formulées par les usagers ;
  • Notification électronique à l’officier d’état civil compétent pour attestation de non-inscription ;
  • Notification électronique au CTDEC pour vérification de la non-inscription au RAVEC et attribution du NINA le cas échéant ;
  • Saisie des données d’identification du bénéficiaire et téléchargement des scans des documents annexes le cas échéant ;
  • Impression des jugements supplétifs avec QR code ;
  • Alerte en cas d’homonymie sur un groupe de variables définis ;
    1. Module de statistique
  • Elaboration d’un tableau de bord dynamique agrégé par structure, période et unité administrative ;
  • Production des graphiques et tableaux croisés dynamiques ;
  • Recherches multicritères des données ;
  • Exportation des données au format excel ou pdf ;
  1. Spécifications techniques

L’application à développer s’appuiera sur une architecture web. Les spécifications indicatives ci-après seront prises en compte :

  • Le choix des outils sera prioritairement porté sur les outils open source. Un argumentaire technique sera élaboré par l’expert(e) pour justifier les choix qui lui paraissent opportun pour l’administration ;
  • Le SGBD relationnel à utiliser sera de type MySQL ou PosgresSQL;
  • Afin de faciliter la maintenance, les interfaces de l’application web seront développées sur un cadriciel ou framework de type Python ou PHP.  Le patron MVC sera également mis à profit ;
  • Un serveur web de type Apache ou Ngix sera utilisé pour le déploiement du système selon le système d’exploitation choisi ;
  • L’application sera exécutée sur les clients légers ainsi que sur les smartphones.
  • Les manuels d’administration et d’utilisation seront élaborés à partir d’outil de type HelpNdoc et seront produits en version Html, PDF et word.
  1. Livrables attendus

 Les livrables attendus au titre de la réalisation de la présente mission sont les suivants :

  • Une note de démarrage présentant une compréhension de la mission ainsi que les résultats clés attendus, les outils de mise en œuvre proposés assortis d’un chronogramme actualisé du point de vue du consultant ;
  • Un document de conception présentant le modèle conceptuel de données et l’architecture fonctionnelle du système ;
  • Les manuels d’administration et d’utilisation du système. La documentation à fournir comprendra également une description des web services développés dans le cadre de la mission ;
  • Le rapport d’installation et de formation des équipes d’administration du système (2 du ministère de la Justice et 1 du CTDEC) et de 12 utilisateurs issus des tribunaux et des centres principaux identifiés ;
  • Les codes sources de l’ensemble des modules développés ;
  • Un rapport d’évaluation sur le système de dématérialisation se basant sur les résultats de l’expérimentation.
  1. Profil de l’expert(e)
  • Formation :
    • Diplôme de Master en Informatique ou NTIC.
  • Expérience professionnelle :
    • Expérience professionnelle minimale de 5 ans dans la conduite et la conception d’un projet informatique ;
    • Compréhension de l’environnement et du fonctionnement de l’état civil ;
    • Une expérience dans le domaine des systèmes d’informations orienté sur l’état civil ;
    • Une expérience du web et du développement mobile ;
    • Maîtrise des risques liés à la sécurité ;
    • Framework - ASP.NET/Microsoft .NET, PHP ;
    • Serveur web : Apache, Ngix, Hibernate ;
    • SGBD : MySQL ou PostGreSQL ;
    • Rapports : Jasper Reports, Crystal Reports.
  • Autres aptitudes :
    • Capable de fournir des recommandations techniques concernant les technologies de pointe en matière de développement informatique ;
    • Être capable de mener une étude technique en vue de la conception, du développement et de la mise en œuvre de solutions informatiques ;
    • Être capable de rédiger de la documentation sur les solutions informatiques ;
    • Être capable d’assurer la formation des futurs utilisateurs et accompagner la mise en œuvre des solutions ;
    • Être capable de travailler dans un environnement intersectoriel.
  1. Lieu et durée

Lieu d’affectation : basé(s) à Bamako.

Durée de la mission : du 15 octobre 2021 au 15 janvier 2022.

Rémunération : contrat et rémunération selon le statut et l’expérience de l’expert.

10. Divers

Merci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre de motivation + CV, de préférence au format UE) à l’adresse suivante : capitaine.m@civipol.fr avant le 15 octobre 2021. Merci de préciser l’intitulé du poste en objet de votre courriel : « POSTE MALI / DEMAT EC ».

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Limite de candidature

15 octobre 2021

Durée de la mission

Court terme

Zone géographique

Afrique