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RECRUTEMENT DE DEUX (2) EXPERT(E)S CHARGE(E)S DE LA REDACTION D’UN GUIDE PRATIQUE D’ADMINISTRATION DE L’ETAT CIVIL AU MALI

PROJET : PROGRAMME D’APPUI AU FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL AU MALI / APPUI A LA MISE EN PLACE D’UNE SYSTEME D’INFORAMTION SECURISE (PAECSIS)

Intitulé du poste : RECRUTEMENT DE DEUX (2) EXPERT(E)S CHARGE(E)S DE LA REDACTION D’UN GUIDE PRATIQUE D’ADMINISTRATION DE L’ETAT CIVIL AU MALI                                          

Nombre de jours de la mission :  45 jours au total

Période prévisionnelle : du 15 octobre au 31 décembre 2021

 

  1. Description du projet

L’Etat malien est accompagné dans la modernisation de l’état civil par le Programme d’Appui au fonctionnement de l’état civil et à la mise en place d’un système d’information sécurisé (PAECSIS), financé par l’Union Européenne et mis en œuvre par ENABEL (agence belge de développement) et CIVIPOL (agence de coopération technique internationale du Ministère français de l’Intérieur).

Dans le cadre de ce projet, CIVIPOL recrute 2 expert(e)s court terme chargé(e)s de la rédaction d’un guide pratique d’administration de l’état civil :

  • Un(e)s expert(e) « état civil »,
  • Un(e) expert(e) « rédaction de procédures administratives ».
  1. Description de la mission

Sur la base des constats de l’évaluation nationale du système d’enregistrement des faits d’état civil et de production des statistiques de l’état civil réalisée en 2015 (qui classe le système malien comme « faible » dans la typologie des systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques vitales en Afrique), une stratégie nationale de l’état civil (SNEC), accompagnée d’un plan d’action budgété sur 5 ans a été formulée. La SNEC et son plan d’action ont été adoptés par le décret n°2018/0668/P-RM du 16 août 2018. La SNEC se décline en six axes stratégiques :

  • Axe stratégique n°1 : le renforcement des cadres juridique, institutionnel et organisationnel du système d’enregistrement des faits d’état civil et d’établissement des statistiques vitales (CRVS) ;
  • Axe stratégique n°2 : l’amélioration de la qualité de l’offre de service du système CRVS ;
  • Axe stratégique n°3 : la promotion de l’adhésion des populations à l’enregistrement systématique des faits d’état civil ;
  • Axe stratégique n°4 : l’amélioration de la qualité de la collecte, de la production et de l’utilisation des statistiques vitales ;
  • Axe stratégique N°5 : le financement de la stratégie nationale de l’état civil ;
  • Axe stratégique n°6 : le pilotage et le suivi évaluation de la stratégie nationale de l’état civil.

La stratégie nationale de l’état civil et son plan d’action constituent aujourd’hui le cadre stratégique et programmatique de la réforme de l’état civil, référentiel dans lequel doivent s’inscrire les engagements de l’Etat et de ses partenaires sur tout le territoire national et dans les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger.

Les principaux objectifs du PAECSIS sont d’améliorer le taux d’enregistrement des faits d’état civil, et d’appuyer la mise en place d’un système d’état civil informatisé et de le déployer sur tout le territoire en interconnectant progressivement les centres d’état civil. Le projet vise également à permettre aux centres d’état civil ouverts dans les postes diplomatiques et consulaires de pleinement s’intégrer à la réforme.

  • Le renforcement des capacités des acteurs de l’état civil

Le PAECSIS appuie, à travers la cellule pédagogique de la DNEC, la mise en œuvre d’activités de formation au profit des acteurs de l’état civil, répartis en plusieurs familles de métier :

  • Les métiers de la production des actes d’état civil : agents de déclaration, agents et officiers d’état civil. La stratégie nationale de formation des acteurs de l’état civil (novembre 2018) ne prévoit pas la constitution de ressource pédagogique telle qu’un guide pratique de gestion de l’état civil.
  • Les métiers du contrôle de l’état civil : les autorités administratives (y compris les services du contrôle de la DNEC, l’Inspection de l’Intérieur), les autorités judiciaires (représentants du Ministère public, juges du siège). Deux manuels de contrôle (contrôle administratif, contrôle juridictionnel) ont été élaborés. Leur finalisation (infographie notamment) est en cours en vue d’une diffusion ultérieure.
  • Les métiers de l’appui conseil : sous-préfet, agent de développement.
  • Les métiers de la gestion et du traitement des données d’état civil.
  • Les métiers de la promotion des bonnes pratiques citoyennes.
  • La cible du guide pratique : les acteurs administrant l’état civil

La cible du guide est composée des officiers d’état civil, des agents d’état civil, des ministres du culte, et des agents de déclaration.

Les autres intervenants du système d’état civil (magistrats, autorités administratives, responsables de structures sanitaires, ONG/associations/relais communautaires) auront intérêt à consulter le guide et à s’y référer le cas échéant.

  • Le besoin d’un outil de référence actualisé

Actuellement, un manuel de formation existe. Il s’agit du Manuel de formation à l’état civil, réalisé dans le cadre de la formation des gestionnaires de l’état civil avec l’appui technique et financier de l’UNICEF, du Canada et de la Suède. Edité en juin 2017, le document présente 15 thèmes en 106 pages de texte et 30 pages d’annexe.

Le guide pratique d’administration de l’état civil exploitera évidemment le travail pédagogique mené par ce Manuel de formation à l’état civil, tout en apportant ses propres approfondissements ou innovations. En outre, le guide pratique apportera les compléments suivants :

  • Présentation complète des principaux textes relatifs à l’état civil

Le Recueil des textes législatifs et règlementaires nationaux et le Recueil des textes internationaux, publiés en 2019 par la DNEC avec l’appui du PAECSIS, n’avaient pas vocation à être distribués à tous les centres d’état civil.  Or certains textes – le Code des personnes et de la famille par exemple, intégralement ou partiellement – doivent être mis à la disposition de tous les acteurs administrant l’état civil, de même que certains textes règlementaires.

  • La prise en compte des textes législatifs et règlementaires en voie d’adoption

Fruit d’un long travail de concertation sur le terrain, puis de finalisation technique en atelier (Ségou, décembre 2019), quatre textes sont en voie d’adoption par les pouvoirs publics maliens, et un cinquième texte est en préparation :

  1. Avant-projet de loi relatif à la gestion électronique de l’état civil ;
  2. Avant-projet de loi portant inscription à titre exceptionnel dans les registres d’état civil de maliens recensés à l’occasion du RAVEC. Ce texte est assorti de son décret d’application ;
  3. Avant-projet de loi instituant un moratoire pour l’enregistrement des naissances d’enfants des régions affectées par la crise sécuritaire de 2012 ;
  4. Avant-projet de loi instituant une procédure spéciale de rétablissement d’identité.
  5. Projet de circulaire relative à l’organisation de l’archivage physique des registres et documents d’état civil par les centres d’état civil.
  6. Instruction Générale relative à l’Etat Civil (IGEC). Cette instruction, interministérielle, sera rédigée en 2020, et son travail de rédaction (associant une expertise dédiée et un groupe de lecture) devra être menée en parfaite cohérence et complémentarité avec le Guide pratique.

Sous réserve de l’agenda des pouvoirs publics, ces textes devraient être adoptés dans le courant de l’année 2021. Ces textes n’ont pas tous le même impact sur l’administration quotidienne de l’état civil. Ainsi, par exemple, la future loi sur la gestion électronique de l’état civil va profondément modifier la gestion concrète de l’état civil pour les centres informatisés. Cependant, l’informatisation des centres se fera de manière progressive, conformément au Schéma Directeur Informatique de l’état civil, de sorte que l’utilisation des registres papier et l’administration classique de l’état civil vont se poursuivre pendant une période de transition.

Le Guide pratique devra donc à la fois être un outil permettant de réaliser avec professionnalisme la diversité des tâches d’état civil dès 2022, et également de préparer/d’anticiper la mise en œuvre ultérieure des nouveaux textes.

  • L’approche suivie par le Guide pratique

Le Guide pratique a vocation à être le vade-mecum du personnel d’état civil, c’est-à-dire le manuel que le chef de centre au premier chef – mais tout agent d’état civil - gardera avec lui pour des consultations régulières sinon quotidiennes. Il partira d’une prise en compte des pratiques actuelles de gestion de l’état civil pour présenter « les bonnes pratiques », celles qui sont à la fois conformes à la règlementation et qui tendent à la fourniture d’un service public de l’état civil de qualité.

Sur cette base, le Guide pratique devra être :

  • Orienté sur les pratiques d’administration de l’état civil et la fourniture de services de qualité ;
  • Accessible par le public le plus large, quel que soit son niveau de formation initiale. Des figures, schémas, ou croquis viendront illustrer le texte, dont la mise en page sera aérée, agrémentée d’encadrés et d’illustrations ;

Le Guide devra apporter des réponses précises à tout gestionnaire de l’état civil, et notamment à ceux qui sont débutants avec un niveau de formation initiale modeste.

  1. Objectifs de la mission

Objectif général

L'objectif général du projet dont ce marché fait partie est de contribuer à l’universalité des faits d’état civil par la mise en place d’un système d’information et de gestion sécurisé.

Objectifs spécifiques

La rédaction du Guide pratique de l’état civil visera les objectifs suivants :

  • Exploiter la documentation existante (textes législatifs et règlementaires, Manuel de formation à l’état civil, Manuels de contrôle…) et proposer un sommaire plus complet, incluant des annexes.
  • Recenser et identifier la diversité des tâches à accomplir dans le cadre de l’administration quotidienne de l’état civil, comprendre les difficultés de gestion de certains centres, et promouvoir les meilleures pratiques.
  • Se projeter dans la mise en œuvre des dispositions des textes en cours d’adoption.
  • Participer et animer les réunions d’un groupe de travail ad hoc
  • Livrer un document complet, assorti d’un plan d’action en matière de diffusion/dissémination.
  • Préparer techniquement et participer à un atelier de restitution
  1. Résultats prévus

À l’issue de la mission d’expertise :

  • Un recensement des besoins de gestion et des pratiques est réalisé à partir d’observations et de visites de centres.
  • Un sommaire détaillé est proposé, ainsi qu’une liste d’annexes.
  • Un groupe de travail est constitué, accompagne et supervise la rédaction du guide.
  • Le projet de guide est validé par la DNEC, à des fins de diffusion.
  • Un atelier de restitution/présentation est tenu.
  1. Description des tâches des experts

Les activités à mener par les experts sont les suivantes :

  • Recueil, analyse et exploitation de la documentation existante ;
  • Conduite d’observations et d’échanges sur le terrain auprès de centres d’état civil ciblés afin d’identifier toutes les tâches d’administration de l’état civil menées, ainsi que les procédures et les outils disponibles ou à construire ;
  • Synthèse des observations, élaboration d’un sommaire détaillé du guide, ainsi que d’une liste détaillée des annexes ;
  • Rédaction du guide en chacune de ses rubriques, en relation avec l’expert état civil de CIVIPOL et du point focal de la DNEC ;
  • Animation du groupe de travail ad hoc et intégration de ses commentaires et observations ;
  • Préparation et participation à un atelier de restitution du guide ;
  • Préparation d’un plan d’action destiné à la diffusion du guide.

L’administration bénéficiaire de la prestation désignera un point focal qui travaillera avec les experts.

  1. Livrables attendus

L’avancement du projet sera suivi par le groupe de travail ad hoc qui validera techniquement le projet de guide transmis à la DNEC pour validation finale.

Au sein de CIVIPOL, la personne responsable du projet est le chef d’équipe. Sur les questions informatiques, l’expert principal informaticien du PAECSIS sera le point focal du projet et sur les questions juridiques, l’expert ressource sera l’expert principal juriste.

Les rapports et livrables attendus sont les suivants :

  • Note de démarrage, précisant la méthodologie d’enquête à employer (descente auprès des centres d’état civil, calendrier indicatif). A soumettre par l’expert “état civil” ;
  • Rapport d’observation, à soumettre par l’expert(e) “état civil” ;
  • Projet de sommaire détaillé et de table des matières détaillée, à soumettre par l’expert(e) “rédaction de procédures administratives” ;
  • Projets de compte-rendu des réunions du groupe de travail. A soumettre par l’expert(e) “état civil” ;
  • Projet de Guide pratique, à soumettre par l’expert(e) “rédaction de procédures administratives” ;
  • Projet de plan d’action destiné à la diffusion du guide, à soumettre par l’expert(e) “rédaction de procédures administratives”.

 Profil des expert(e)s

Un(e) expert(e) “état civil” (15 jours de travail)

  • Formation

Formation et durée de l'expérience équivalente : expert qualifié possédant les diplômes universitaires appropriés (administration publique, sciences sociales ou politiques) et au moins 10 années d’expérience professionnelle en tant qu’administrateur civil.

  • Expérience professionnelle générale : au moins 15 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration civile de l’Etat.
  • Expériences spécifiques :
    • Au moins 1 mission significative dans le cadre d'une réforme ou d'un projet de développement en lien avec les questions d’identification, d’état civil, de migrations ou de coopération internationale ;
    • Bonnes connaissances du contexte et des problématiques de l'état civil en Afrique subsaharienne ;
    • Bonne capacité de synthèse et de rédaction, un esprit d’analyse et une attitude proactive ;
  • Connaissances linguistiques : parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral ;
  • Atouts :
    • La connaissance du contexte malien est un atout.

Un(e) expert(e) “rédaction de procédures administratives” (30 jours de travail)

  • Formation

Diplômes de l’enseignement supérieur en sciences juridiques et politiques, administration publique ;

  • Expérience professionnelle générale

Au moins 10 ans d’expérience professionnelle en tant que professionnel du droit ou en tant qu’administrateur de services publics.

  • Expériences spécifiques :
    • Au moins 2 missions significatives dans le domaine de la rédaction d’instructions ou de guides de procédure ;
    • Pratique de missions d'appui conseil ;
    • Bonnes connaissances des questions d’administration territorial ou d'état civil en Afrique subsaharienne ;
    • Bonne capacité de synthèse et de rédaction, un esprit d’analyse et une attitude proactive ;
  • Connaissances linguistiques : parfaite maîtrise du français à l'écrit et à l'oral
  • Atouts :
    • La connaissance du contexte malien est un atout.
    • L’expérience en termes d’animation d’atelier et de groupe de travail est un atout.
  1. Lieu et durée

Lieu d’affectation : basé(s) à Bamako. En raison du contexte sanitaire international, les activités pouvant se faire à distance seront identifiées.

Durée de la mission : du 15 octobre au 31 décembre 2021.

Rémunération : contrat et rémunération selon le statut et l’expérience de l’expert.

9. Divers

erci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre de motivation + CV, de préférence au format UE) à l’adresse suivante : capitaine.m@civipol.fr avant le 30 septembre 2021. Merci de préciser l’intitulé du poste en objet de votre courriel : « POSTE MALI / GP / EXPERT EC » ou « POSTE MALI / GP / EXPERT REDACTION » selon le poste pour lequel vous postulez.

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Limite de candidature

30 septembre 2021

Durée de la mission

Court terme

Zone géographique

Afrique