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  • MISE EN ŒUVRE ET DEPLOIEMENT D’UN ERP

    25 février 2022

    AVIS DE MARCHÉ DE SERVICES
     

    Procédure ouverte

     

    • RÉFÉRENCE DE LA PUBLICATION : ERP CIVIPOL

     

    INTITULE DU MARCHE : MISE EN ŒUVRE ET DEPLOIEMENT D’UN ERP

     

    Description du marché :     

     

    CIVIPOL, en sa qualité d’opérateur de l’expertise technique internationale du ministère de l’Intérieur français, concourt à la réalisation des missions de service public de l’État. Cette société de droit privé a pour objet de promouvoir à l’étranger, et en France, la compétence et le savoir-faire français dans les domaines de compétence du ministère de l’Intérieur. Élément à part entière du dispositif de sécurité nationale, elle contribue en effet, par son action, à mettre en œuvre les priorités stratégiques et opérationnelles du ministère de l’Intérieur à l’extérieur des frontières, en particulier vers les zones fragiles et/ou génératrices de menaces pour le territoire national et l’espace européen.

     

    Dans le cadre de ses activités, principalement de la prestation de service fournie par des personnels internes comme externes, CIVIPOL est amené à faire évoluer son ERP interne pour disposer d’une solution performante répondant à l’ensemble de ses besoins.

     

    CIVIPOL lance donc le présent marché de services pour sélectionner un prestataire.

     

    Le dossier d’appel d’offre comprend :

     

    Le présent avis de marché ;

    Les instructions aux soumissionnaires ;

    Une déclaration de soumission à compléter et à signer ;

    Un projet de contrat ;

    • Le cahier des charges (Annexe I)

    • Extraits processus qualité CIVIPOL (Annexe Ibis)

    • Le questionnaire à compléter (Annexe II)

    • La grille d’évaluation (Annexe III) 

    • L’offre financière à compléter (Annexe IV) 

     

    1. Type de marché

    Prix forfaitaire.

     

    2. Nombre et intitulé des lots

    Ce marché n’est pas alloti.

     

    3. Éligibilité

    La participation au marché est ouverte à toute personne morale (participant soit individuellement, soit dans un groupement - consortium – de soumissionnaires).

     

    4. Nombre d'offres

    Une personne morale ne peut pas soumettre plus d'une offre, quelle que soit la forme de sa participation (comme entité juridique individuelle ou comme chef de file ou membre d'un consortium présentant une offre). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d’une offre, toutes les offres auxquelles cette personne participe seront éliminées.

     

    5. Situations d’exclusion de la participation au marché

    Les soumissionnaires doivent fournir une déclaration sur l’honneur selon laquelle ils ne se trouvent dans aucune des situations suivantes :

    • Qu’ils sont en état ou qu’ils font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou qu’ils sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.

    • Qu’ils ont fait l'objet d’une condamnation prononcée par un jugement rendu par la juridiction compétente et ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle ; cette disposition vise également les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle.

    • Qu’ils ont, en matière professionnelle, commis une faute grave constatée par tout moyen que le(s) bénéficiaire(s) peut/peuvent justifier.

    • Qu’ils n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du/des bénéficiaire(s) ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter. 

    • Qu’ils ont personnellement – ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle – fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale.

    • Qu’ils font l’objet d'une sanction administrative pour avoir fait de fausses déclarations, commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude.

     

    6. Situations d’exclusion de l’attribution du marché

    Sont exclus de l’attribution d’un marché les candidats ou les soumissionnaires qui, au cours de la procédure de passation de ce marché :

    • Se trouvent en situation de conflit d'intérêts.

    • Se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le(s) bénéficiaire(s) pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

     

    7. Possibilités de sous-traitance

    La sous-traitance est autorisée. Le Contractant doit demander l'approbation préalable de CIVIPOL en cas de recours à la sous-traitance. Cette demande doit indiquer les éléments du marché à sous- traiter et l’identité du ou des sous-traitants.

     

    8. Calendrier provisoire

     

    Publication du marché

    25/02/2022

     

    Délai limite pour adresser une demande d'informations complémentaires à CIVIPOL

    31/03/2022 - 24h00 (heure de Paris)

    Date limite pour la fourniture d'informations complémentaires par CIVIPOL

    04/04/2022 - 12h00 (heure de Paris)

    Délai ultime pour la remise des offres

    11/04/2022 - 12h00 (heure de Paris)

    Séance d'ouverture des offres

    11/04/2022 - 14h00 (heure de Paris)

     

    9. Date prévisionnelle de commencement du marché

    Mai 2022.

     

    10. Durée de mise en œuvre du marché

     13 mois à compter de la date de signature du présent contrat.

     

    11. Evaluation administrative

    Sous peine d’être déclarée irrecevable, tous les documents de l’offre doivent être rédigés en français et la partie administrative de l’offre doit comporter les documents suivants :

     

    • Une présentation de l’entité qui soumissionne indiquant notamment son ancienneté, son chiffre d'affaires annuel global sur le dernier exercice disponible, ainsi que ses effectifs et la proportion qui travaille dans les domaines en rapport avec le présent marché ;

    • Un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (kbis) ;

    • Une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;

    • Une attestation de régularité fiscale ;

    • Une attestation de vigilance ;

    • La déclaration de soumission, jointe au dossier, complétée et signée ;

     

    En outre, les critères de sélection suivants seront appliqués aux soumissionnaires. Dans le cas où les offres seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble :

     

    1. Capacité économique et financière du soumissionnaire 

    • Le chiffre d'affaires annuel global du soumissionnaire doit être supérieur à 1 000 000 € sur le dernier exercice disponible. 

    • Le soumissionnaire doit avoir au moins trois ans d’ancienneté.

     

    1. Capacité professionnelle du soumissionnaire

    Le soumissionnaire doit employer du personnel possédant les qualifications professionnelles appropriées. A cet égard, 20% de l’ensemble de l’effectif du soumissionnaire doit travailler dans les domaines en rapport avec le présent marché.

     

    1. Capacité technique du soumissionnaire 

    Le soumissionnaire doit présenter une liste des références obtenues au cours des trois dernières années sur des marchés similaires, en précisant le montant, la date et le destinataire public ou privé.

     

    12. Critères d'attribution

    Offre présentant le meilleur rapport qualité prix étant précisé que le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération de la qualité technique et du prix selon une clef de répartition 80/20.

     

    13. Date limite de réception des offres

    La date limite pour la réception des offres est le 11/04/2022 à 12h00 (heure de Paris).

     

    14. Modalités d'envoi des offres

    Les offres doivent être exclusivement transmises à CIVIPOL par la voie électronique (cf. point 8 des Instructions aux soumissionnaires). Les offres soumises de toute autre façon seront écartées.

     

    15. Séance d’ouverture des offres

    La séance d’ouverture des offres aura lieu le 11/04/2022 à 14h00 (heure de Paris) dans les locaux de CIVIPOL, 9 rue Notre Dame des Victoires, 75002, Paris, France.

     

    16. Langue

    Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et ce marché doivent être en français.

     

    17. Base juridique

    La base juridique du présent marché regroupe :

     

    - les règles internes d’attribution des contrats de Civipol

    - la charte éthique de Civipol (https://www.civipol.fr/sites/default/files/2019-08/charte-ethique-fr.pdf).

     SOUMETTRE UNE OFFRE

     18. Comment obtenir le dossier d’appel d’offres ?

    Pour obtenir le dossier d’appel d’offres, il suffit d’adresser une demande par courriel en ce sens à l’adresse électronique suivante ballinas.d@civipol.fr, en précisant la référence du marché en objet. 

    QUESTIONS FREQUENTES

    Dans le cadre d'un consortium, attendez vous un retour groupé ou préférez-vous que chaque société envoie une offre séparé ?

    Dans le cadre d’un consortium, nous souhaitons une offre unique avec un leader déclaré.

    Pour la gestion des entités Milipol / Civipol, s’agit-il de deux entités différentes dans l’ERP ?

    Tout à fait. Il n’y a aucun partage entre les deux entités dans l’ERP actuel. Par ailleurs ces deux entités n’ont pas la même forme juridique et ne clôture pas leurs exercices au même moment, savoir Civipol travaille sur l’année civile quand Milipol clôture en Septembre.

    Attendez vous en plus des grilles jointes dans le dossier, des documents descriptifs de la solution en annexe ?

    Tout à fait. Nous attendons une réponse qui nous permette de nous faire une idée de la solution proposée, des contraintes associées et de l’impact de cette solution sur le fonctionnement de Civipol. Nous sommes ouvert à nous adapter aux éléments disponibles chez chacun sous réserve qu’ils nous permettent d’évaluer correctement la solution.

    Il sera probablement demandé aux sociétés arrivant en tête de nous présenter un « POC » (proof of concept) nous permettant d’avoir une idée « physique » de la solution. Je ne vois pas de développement derrière cette notion, plutôt typiquement la présentation de solutions client ou de démonstrations existantes, banalisées ou non, nous permettant là aussi d’évaluer correctement votre proposition au regard de vos besoins.

    Quel est le type de réponse attendu dans la matrice de traçabilité ?

    Clairement un niveau d’adéquation au besoin décrit, 0, 100 %, partiel et le lien vers l’endroit où il est décrit dans votre proposition. Avec le cas échéant une description des alternatives de votre solution permettant au final de fonctionner.

    Sauf erreur de notre part, la matrice de traçabilité qui se trouve dans les documents de l’Appel d’offre en Annexe II est une copie exacte de celle du cahier des charges.

    Concernant le questionnaire technique (Annexe 2, pt 2.3). Attendez vous une liste des interfaces qui embarquent un Workflow dans l'application ? 

    Nous avons aujourd’hui un SIRH Nibelis qui a vocation à rester. Par ailleurs nous avons un appel d’offre en cours pour un système GED qui, à l’origine, devait pouvoir faire l’objet d’une option, option qui a disparu au niveau de l’Appel d’Offre ce qui n’empêche pas une double candidature pour une société souhaitant se positionner sur les deux aspects.

    Les attentes sont fortes sur le module GED pour simplifier la lourdeur administrative propre à notre métier qui demande par nature de justifier en détail toutes les actions engagées. Et en particulier des aspects de pré-saisie pour des documents tels que factures, notes de frais …

    Concernant le questionnaire technique (Annexe 2, pt 2.b), attendez vous une liste des écrans qui embarque un Worflow de validation ? 

    Concernant l’aspect Workflow plus particulièrement, il s’agit plutôt de voir comment cet aspect va pouvoir être pris en compte au sein de l’ERP. Cet aspect a volontairement été laissé de côté dans le cahier des charges car il est difficile d’exprimer un besoin sans connaître le « support » de mise en œuvre. Nous sommes ouvert à des interfaces externes, mais bien évidemment un Workflow performant intégré à l’outil est un plus.

    Avec son nouvel ERP, et la GED précédemment évoquée, Civipol souhaite clairement dématérialiser ses processus internes qui sont aujourd’hui beaucoup trop « papier » pour palier les lacune de l’ERP actuel.

    Les architectures de solution (On Prem, hébergées, SaaS,...) sont elles ouvertes ?

    Nous sommes effectivement totalement ouvert dans la mesure où le traitement des données ets sécurisé. Nous travaillons essentiellement pour la Communauté européenne et le Ministère de l’Intérieur ce qui implique une localisation des données dans la Communauté européenne, à défaut de la France, mais ce point est du deuxième ou troisième niveau dans le choix de la solution, les fonctionnalités arrivant en tête.

    Point particulier du besoin (commentaire)

    Au demeurant les besoins sont tout à fait classiques, si ce n’est l’aspect perdiem propre aux administrations qui peut-être un peu délicat à traiter.

    Aparté sur les avantages du mode SaaS

    En tout état de cause, quelque soit le mode de fonctionnement choisi, plus la solution est proche du standard fournisseur plus sa pérennité a de chance de durer dans le temps sachant qu’un ERP doit être en capacité de s’adapter a minima aux évolutions réglementaires pendant sa durée de vie.

    Quels sont les besoins de fonctionnement en mobilité ?

    On envisage aujourd’hui l’utilisation de la GED pour les aspects « dématérialisation en mobilité » en particulier pour délocaliser les aspects notes de frais, dépenses locales qui sont aujourd’hui traitées en central. Avec une pré validation en local.

    Souhaitez vous dématérialiser les factures / notes de frais dans la GED ? Ou l'ERP ?

    L’aspect GED aujourd’hui est mis en place dans une optique d’archivage probant permettant de rationaliser le stockage de documents. Les fournisseurs que nous avons contactés en amont sur ce sujet proposent des fonctionnalités permettant une pré-saisie d’informations présentes, en particulier sur les documents comptables.

    De manière évidente nous souhaitons intégrer ces informations directement dans l’ERP pour décharger les équipes comptables entre autres. Il n’y a pas d’impossibilité à confier ce type de tâches directement à l’ERP, mais l’aspect probant doit être conservé.

    D’autre part, les audits que nous devons mettre en place régulièrement à notre initiative ou à la demande des bailleurs impliquent d’être en capacité de ressortir tous les documents liés à un projet, comptables ou non. Il y a donc de toute manière nécessité d’une communication ERP-GED, les documents projets hors compta représentant un volume significatif.

    Connexions à distance ? Intérêt de l’hébergement/SaaS vs On Prem

    Hébergement et SaaS permettent de s’appuyer sur les compétences de l’hébergeur, en mode On Prem nous sommes en mesure d’assurer nous-même la sécurité au niveau que nous souhaitons. Ce que nous faisons déjà aujourd’hui en utilisant à la fois des solutions hébergées en France et des solutions « en nos locaux »

    Les connexions à distance peuvent provenir de nombreux pays, Afrique et Amérique du Sud essentiellement à ce jour mais potentiellement de tout pays amené dans le futur à présenter un intérêt pour la France ou la Communauté européenne. Dans ces pays il est possible qu’une connexion ne soit pas disponible en dehors de villes d’une certaine importance et qu’un mode « intermittent » soit utile.

    L'enveloppe budgétaire du projet est elle fixe ?

    Oui, la plupart du temps l’enveloppe budgétaire est fixe et conçue pour être dépensée intégralement.

    Ce qui n’exclue ni la notion d’avenant pour étendre un projet, ni un arrêt brutal ou au moins anticipé si les conditions terrains évoluent défavorablement comme aujourd’hui au Mali par exemple.

    Devez vous justifier les dépenses dans un projet donné de manière très fine ?

    Oui, je dirai même très très fine. Tout doit être justifié pour être accepté, hormis quelques cas marginaux aujourd’hui de projets au forfait où le bailleur sera plutôt une multinationale.

    C’est ce qui conduit à la notion d’audit « interne », préalable pour chaque projet à l’envoi d’un document de facturation où l’on vérifie que toutes les dépenses sont justifiées et rentrent bien dans le cadre du budget alloué. Par ailleurs le plus souvent un budget est fait pour être dépensé intégralement sur une période dans un fonctionnement qui est plus de type « moyens » que « résultats ».

    Est que vous rattachez de la gestion de personnel sur les projets ?

    Pas au sens GTA du terme, mais il est demandé la mise en place de feuilles de temps qui vont permettre une « réception mensuelle » de l’activité des personnes travaillant en mode régie et donc conditionner l’acceptation de la facture suivante.

    Ce mode feuille de temps est également demandé pour une partie des salariés, mais il ne s’agit dans ce cas que d’automatiser des OD de transfert de charges de « Civipol Corp » vers les projets afin d’être en mesure de refacturer une partie du temps de travail au bailleur.

    Quelles sont les langues attendues ?

    Français, Anglais. Espagnol souhaité.

    Liasse fiscale - Attendez-vous une véritable liasse fiscale ?

    Non. Le besoin est de transmettre à notre cabinet d'expert comptable de quoi établir la liasse fiscale officielle.
    Par contre disposer d'un brouillon de cette liasse est un plus.

    Il semble qu'une incohérence se soit glissé entre la matrice de traçabilité et le cahier des charges au niveau du $3.1.5.3

    Effectivement, un paragraphe a été ajouté au cahier des charges sans être répercuté au niveau des matrices.
    Une mise à jour de l'Annexe 2 a été adressée à l'ensemble des participants corrigeant cette erreur.

    §1.3.2 "Une Direction Financière (DCF) qui se décompose en 4 pôles :"

    Non, le quatrième est passé sur les fonctions supports qui sont 5.
    A noter que, suite à une réorganisation interne, les pôles Contrôle des flux et Etat civil ont été fusionnés en un seul "Migration - RSS - Etat civil", et qu'un 6e pôle "partenariat public/privé" a été créé au sein de la Direction des Fonctions Support
    https://www.civipol.fr/sites/default/files/2022-03/Organigramme%20Civipol%20v9.pdf

    $3.1.2.2 "Afin de limiter les pertes de temps dues au lancement de l'application cliente, le logiciel autorise la gestion sécurisée de sessions opérateur sans lancement systématique de l'application."
    Parle-t-on bien de conserver une session pour éviter à l'utilisateur de re-saisir ses identifiants ?

    Il s'agit de se prémunir contre la mode, aujourd'hui réputée dépassée, des clients lourds "trop lourds"
    Nous souhaitons une gestion de session classique, avec déconnexion automatique suite à un délai d'inaction raisonnable, typiquement 5 à 15mn, particulièrement en cas de tarification "à la connexion"
    Le fait de ne pas avoir à re-saisir son identifiant mais juste son mot de passe est un plus, mais dans la mesure où nous utilisons des identifiants courts ce n'est pas non plus un élément décisif

    $3.1.2.5 "Lorsque des données statiques sont tracées, toute table de données pointant sur une table pour laquelle la traçabilité est activée utilise systématiquement la dernière version validée afin d’éviter une gestion fastidieuse des données statiques "
    Pouvez-vous préciser ce besoin ? De quel genre de données s'agit-il ? Est-il possible d'avoir un exemple ?

    Nous pensons par exemple à des données tiers. Si une modification d'information tiers est gérée par le logiciel avec "versionning", nous souhaitons que toute modification, un changement d'adresse par exemple, soit propagée sur les documents actifs où ce tiers est référencé

    $3.1.5.1.A.a "Il s’agit d’un cas particulier de fonctionnement ou CIVIPOL est chargé de la gestion pour un pool de prestataires dont il fait également partie. CIVIPOL facture des frais de gestion (appelés sous leur nom anglais de « Management Fees ») à chaque membre au prorata des Chiffres d’Affaires respectifs sur le projet. Ces frais peuvent se décomposer en une part fixe et une part variable selon les partenaires."
    Dans ce schéma, les 3 colonnes de la partie consortium représentent-elles 3 possibilités différentes de gestion de la partie "tiers" ?

    Non, elles représentent une décomposition progressive des volumes monétaires

    $3.1.5.1.B "Dans ce mode projet, les factures des prestataires doivent être adressées au nom du bailleur. Ces projets ne participent qu’au Volume d’Affaires."
    Est-ce Civipol qui émet des factures au nom du bailleur ? Peut-on en avoir des exemples ?

    Non, précisément CIVIPOL ne sert que de boite aux lettre et les factures doivent être émises au nom de
    "Communauté européenne
    Aux bons soins de CIVIPOL
    …"
    En d'autres termes ces factures sont systématiquement "remboursables"

    $3.1.5.2.C "Le Chiffre d’Affaires correspond dans ce cas aux « frais de gestion » / coûts administratif / coûts indirects."
    Que signifient les "/" ? Est-ce une formule mathématique, A/B/C ? ou bien décrivent-ils des items interchangeables ?

    se lit "et/ou" dans ce cas

    $3.1.5.3 Le dernier item de la liste est "—Frais bancaires,", qui termine avec un virgule. Est-ce le dernier, ou manque-t-il la suite ?

    Ca dépend … on peut imaginer remplacer la "," par "…". Nous donnons ici des indications sur nos besoins, pas une liste impérieuse. Donc un état de moins, qui existerait par ailleurs via la Compta général par exemple ou serit facile à déduire grace à une feuille excel, ou qui n'est pas vital ... n'est pas un problème. Ni un état de plus que vous fournissez par défaut d'ailleurs.
    Ce genre de liste refléte en partie les lacunes de l'ERP actuel, les états fournis doivent avant tout permettre de fonctionner avec fluidité.

    $3.1.5.4 "Un audit externe peut aussi, aujourd’hui, avoir lieu dans un délai de 7 ans après la clôture du projet. Il s’appuiera sur les différents audit internes réalisés d’où l’importance de garder des traces." Doit-on prévoir la reprise de données complètes jusqu'à 7 ans en arrière ?

    Dans un monde parfait oui … Néanmoins nous sommes conscients du fait que cette reprise à un coût qui dépend généralement de la volumétrie ce qui aménera vraisemblablement à adapter la demande.

    $3.1.5.4.A.h "Note de débit ou déclaration précisant le nombre de copies faites et le prix unitaire par feuille (prix unitaire doit être justifié) OU facture et preuve de paiement."
    Où peut-on récupérer l'information du nombre de photocopies et de leur coût ? Est-ce uniquement via les écritures comptables et les pièces-justificatives ?

    $3.1.5.4.A "À titre indicatif voici un exemple des pièces que demande la CE lors des audits"
    L'idée est de faire sentir le côté exhaustif de ce type d'audit, les photocopies ne sont pas le problème majeur dans ce genre de contrôle.

    $3,1,5,8 "Aujourd’hui, les projets sont désignés par un code construit selon :
        • 3 lettres correspondant à un code pays ou zone d’activité non normé
        • 1 chiffre correspondant au millésime de l’année de création
        • Un index de création global sur 3 chiffres
        • 5 lettres correspondant au domaine d’activité
        • 1 lettre C pour les Prestations de service, O pour les contrats sur subventions."
    Cette codification correspond-elle au "libellé court correspondant à un nom d’usage défini par l’équipe projet" ? Si non, alors ce chapitre présente 2 formats de codifications (la seconde étant Paaaa/###), pouvez-vous précisez leurs différents usages ?

    Oui et non … Aujourd'hui c'est la PK et il n'y en a à ma connaissance pas d'autre de disponible. Demain effectivement elle a vocation à disparaitre au profits de libellés moins absconds.
    Mais, clairement, j'envisage de l'intégrer dans le nouvel ERP via les libellés courts avec génération d'un code pour rester conforme à la cible tout en permettant à nos équipes de retrouver leurs marques facilement dans le nouvel outil.

    §3.2.3.4 "Le SIRH est fourni par Nibelis. Si des développements sont nécessaires pour récupérer certaines données à l’intérieur, ils devront être explicités dans la proposition afin que CIVIPOL puisse se rapprocher de son fournisseur pour les faire réaliser."
    Avons-nous accès à la documentation technique Nibelis ? Aux API mises à dispositions ? Aux données exposées ?

    Demande de renseignement en cours. Néanmoins nous avons déjà eu à réaliser ce genre de chose pour la mise en place d'un logiciel de BI

    §7,3 "Les différents formats d'impression donnée dans les pages suivantes sont à titre d'exemple. Il est possible de les adapter en fonction des capacités des logiciels utilisés, dans la mesure où l'essentiel des informations reste présent.
    Les documents présentés sont :
        • Document 1 : Devis Complet
        • Document 2 : Devis "
    Manque-t-il ces documents dans le Cahier des Charges ? Nous sommes sur la dernière page du cahier des charges.

    J'espérais pouvoir disposer d'impressions maisons, mais en pratique nous n'avons aucune impression spécifique à ce jour, que des état standards du produit actuel.
    Donc les §7.2 et 7.3 sont à ignorer.

    §3.1.3.5.C "Contrôle de cohérence des imputations"
    Les contrôles sont-ils effectués de façon automatique ? Quels sont les contrôles qui doivent être effectués ?

    Tout ce qui peut être fait automatiquement, ou semi-automatiquement (sous forme de proposition à valider) n'est pas à faire manuellement.
    Typiquement c'est un point sur lequel nous comptons sur le savoir faire des prestataires

    §3.1.3.8 "Devises – Conversion Communauté Européenne"
    Le taux de conversion à appliquer est-il le même pour tous les clients ?

    Non, le traitement est spécifique à la communauté européenne. Pour tout autre bailleur on utilise un taux journalier classique.

    §3.1.3 "Comptabilité"
    Quelles sont les opérations qui génèrent automatiquement des écritures comptables ?

    Toutes les écritures de cut off doivent être générées automatiquement autrement dit toutes les extournes (FAE/FNP/AAE...)
    Nous attendons des propositions … Typiquement tout ce qui est lié à la paie, les réaffectations de coûts salariés en fonction des feuilles de temps validées, et plus globalement toute action "automatisable" suite à une validation humaine …

    "Procédures Qualité"
    Dans le document "Procédures Qualité" il est plusieurs fait mention de l'outil "SMART" est-il possible de nous confirmer que le projet ERP n'a pas vocation à reprendre le périmètre de "SMART" ?

    Non ! SMART est le nom de l'ERP actuel, et nous espérons que non seulement le prochain va couvrir le périmètre fonctionnel de SMART, mais qu'il va le faire mieux …

    Elaboration Budgétaire (p. 31) "Procédures Qualité"
    Le processus d'Élaboration Budgétaire décrit est-il un processus qui doit être intégré dans l'ERP ? Si oui, est-ce l'ensemble des étapes de construction et validation des budgets ou est-ce uniquement une saisie des budgets dans l'ERP une fois qu'ils sont validés ?

    La P31 de la procédure qualité ne doit pas être intégré dans l'ERP car c'est le résultat de la planification des projets pour l'année en cours.

    Durée du projet

    12 mois

    Zone d'intervention

    Paris

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